Waterford będzie portem, z którego żaglowce wystartują do ogólnoświatowych regat. Załogi oraz statki mają przybywać do miasta już od początku czerwca przyszłego roku i w chwili rozpoczęcia wyścigu po obu stronach rzeki Suir ma być przycumowanych około 70 żaglowców.
Organizatorzy planują szeroko zakrojoną kampanię promocyjną zlotu, częścią której jest strona internetowa www.waterfordtallshipsrace.ie, na której publikowane będą wszelkie informacje związane z imprezą. Od zakwaterowania w Waterford i okolicach, poprzez polecane restauracje i bary, aż po szczegółowy kalendarz wydarzeń związanych ze zlotem, wszystko to zostanie zebrane w jednym miejscu. Strona ma na celu promowanie nie tylko samego zlotu, ale też miejscowych firm, które mogą zostać sponsorami imprezy lub wesprzeć organizatorów w zamian za promocję.
Organizatorzy mają nadzieję zebrać około miliona euro od sponsorów. Do tej pory podpisano umowy z trzema dużymi firmami zamierzającymi wspomóc organizację zlotu, a rozmowy z dwoma innymi wciąż trwają. Od sponsorów strategicznych impreza otrzyma około 500 tysięcy euro, co oznacza, że podobna suma będzie musiała zostać zebrana od lokalnych firm z Waterford.
Organizatorzy zachęcają wszystkich miejscowych biznesmenów do wsparcia zlotu żaglowców. Oferta sponsoringowa skierowana jest głównie do hoteli, restauracji, barów oraz innych tego typu usług. Jednak organizatorzy twierdzą, że z zasady nie odrzucają żadnych propozycji i zachęcają do kontaktu z nimi poprzez stronę internetową.
Łącznie budżet całej imprezy szacowany jest na 3,5 miliona euro z czego większość będzie pochodziła z dotacji z budżetów miasta Waterford, zarządu portu Waterford oraz organizacji promującej turystykę Fáilte Ireland. Około 750 tysięcy euro zostanie wydane na promocję imprezy w całej Irlandii i za granicą.
Zlot żaglowców to nie tylko możliwość podziwiania największych w Europie i na świecie statków napędzanych siłą wiatru. Podczas czterodniowej imprezy (30 czerwca-3 lipca) zamknięta zostanie ulica The Quay, na której odbywać się będą różnorodne imprezy, od koncertów, poprzez występy teatrów ulicznych aż po targi marynistyczne. Dwukrotnie podczas zlotu zorganizowany zostanie pokaz sztucznych ogni.
Nie zabraknie też akcentu polskiego, jako że w zlocie ma wziąć udział także żaglowiec z Polski. Prawdopodobnie będzie można na nim uczestniczyć w warsztatach dla młodych adeptów sztuki żeglarskiej, po których najlepsi będą mieli możliwość wypłynięcia w prawdziwy rejs pod żaglami.
Niecałe 500 dni zostało do zlotu wielkich żaglowców w Waterford zaplanowanego na czerwiec 2011. Organizatorzy spodziewają się około pół miliona turystów i gości z całego świata, a miejscowe firmy mogą liczyć na obroty sięgające 35 milionów euro.